Ewidencja czasu pracy - dlaczego potrzebujesz jej w swojej firmie?

Większość z nas jest przekonana, że czasy używania dziurkowanych kart sprawdzających obecność w pracy już dawno minęła. Żyjemy przecie w dobie nowych technologii, więc takie przestarzałe rozwiązania nie są już atrakcyjne dla użytkowników. Co najważniejsze – jest to prawda, ale jedynie połowiczna. Nie oznacza to bowiem, że ewidencja czasu pracy jest potrzebna w każdej firmie, niezależnie od reprezentowanej branży. W związku z tym, dla przedsiębiorstw, które dążą do rozwoju przy użyciu nowoczesnych narzędzi, nadal istnieje potrzeba zastosowania jakiejś formy śledzenia obecności.

Zgłębimy więc dziś temat, byś mógł dowiedzieć się, czy Twoja firma powinna postawić na ewidencjonowanie czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy w w pigułce

Zarządzanie frekwencją jest procesem, który śledzi godziny pracy pracowników dla wielu celów. Stąd wzięły się karty dziurkowane/wykańczane lub ręcznie wypełniane arkusze czasu pracy (ale poważnie, kto ma czas na ich wypełnianie?). Jest to szczególnie przydatne, gdy masz ludzi, którzy pracują w rozliczeniu godzinowym.

Jakim firmom pasuje ewidencja czasu pracy?

Może to być również oczywiste stwierdzenie, ale taki system może nie działać w każdej firmie na rynku. Niektóre z nich, zwłaszcza w branży technicznej, skłaniają się ku elastycznemu harmonogramowi pracy, który kładzie mniejszy nacisk na śledzenie rzeczywistej obecności pracowników.

Tak naprawdę wszystko sprowadza się do rodzaju firmy i rodzaju pracy (usługi lub produkty). Niektóre firmy muszą mieć regularny harmonogram połączeń sprzedażowych dla wszystkich zespołów (ustalony przez osobę, która ma w zwyczaju łączyć się z klientami dokładnie o godzinie 9 rano).

Ewidencja czasu pracy – jak jej używać?

W związku z rosnącą popularnością produktów SaaS, zdecydowanie polecamy korzystanie z rozwiązań w chmurze. Jeśli chodzi o oprogramowanie, które nie jest kluczowe dla Twojej firmy, chcesz zminimalizować czas poświęcany na instalację i konfigurację nowego oprogramowania. Istnieje mnóstwo rozwiązań, które pozwolą Ci zdigitalizować proces zarządzania frekwencją pracowników.

Co najważniejsze, jeśli nadal polegasz na ręcznie wypełnionych arkuszach czasu pracy, masz wiele kłopotów. Oto szybka korekta.

Czy to system odpowiedzialny dla wszystkich firm?

Przykładami firm, w których śledzenie obecności (lub powiedzmy – monitorowanie lub zarządzanie) jest koniecznością, mogą być firmy produkcyjne.

Pomyśl jak ważny jest ustalony harmonogram w przypadku, gdy produkcja zachodzi zarówno przy udziale siły roboczej, jak i maszyn. Raczej trudno wyobrazić sobie sytuację, w której połowa pracowników spóźnia się na swoją zmianę… Cała linia wtedy stoi.

Co więc trzeba zrobić w tej kwestii?

Więc doszedłeś do wniosku, że chcesz wdrożyć oprogramowanie do zarządzania frekwencją w swojej firmie, ale nie wiesz, od czego zacząć poszukiwania dobrego oprogramowania. Co należy wziąć pod uwagę, gdy szukasz nowego narzędzia? Zalecamy uwzględnienie następujących czynników:

łatwość wdrożenia
łatwość użycia
skalowalność
dobre wsparcie
ceny (niekoniecznie najtańsze, ale czy cena gwarantuje zwrot z inwestycji przy zakupie)
konfigurowalne z tym, czego już używasz.
czy wybrany produkt jest już używany w Twojej branży lub podobnych firmach

Podsumowując….

Używaj mądrze, dokładnie zbadaj i upewnij się, że rozumiesz swoje potrzeby, jeśli chodzi o wdrożenie oprogramowania do monitorowania obecności. Faktycznie, te ramy decyzyjne mogą mieć zastosowanie do każdego innego narzędzia programowego, które jest potrzebne do prowadzenia działalności gospodarczej.

To wszystko na dziś, daj nam znać w komentarzach, co uważasz za dobre narzędzie do ewidencjonowania czasu pracy!