W czasach, gdy 80% pracowników używa komputera, monitorowanie czasu pracy staje się coraz bardziej realne. Nadzór czasu nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale daje solidną analizę czasu pracy, co pomaga na przyszłość lepiej nim gospodarować. Jak pisze Peter Drucker w książce „Menedżer skuteczny”, pierwszym krokiem do zwiększenia produktywności powinna być właśnie wiedza jak wykorzystuje się czas.

„Jednakże większość ludzi bierze to wyjątkowe, niewymienne i niezbędne bogactwo (czas) za coś, co nie wymaga zastanowienia. I być może nic innego nie wyróżnia skutecznego menedżera tak, jak jego czule miłosna troska o czas”.

To kluczowe pytanie „jak wykorzystuję swój czas” jest zadziwiająco trudne do zbadania. Ciężko o obiektywną odpowiedź, bo jest mnóstwo czynników, które mają na to wpływ. Jednym z nich jest to, jak widzimy samego siebie. Spojrzenie wstecz na wykorzystany czas wymaga sporego dystansu, bo ludzie łatwo koloryzują fakty, aby wypaść „w pozytywnym świetle”.

W pewnym eksperymencie zapytano członków klubu pływackiego i tenisowego ile razy odwiedzali oni klub w ciągu ostatniego roku. Ich odpowiedzi zostały następnie porównane z elektronicznym systemem, który zliczał te dane. W obu przypadkach ponad połowa wszystkich ankietowanych pomyliła się o więcej niż 100%.

Peter Drucker opisuje historię prezesa spółki, który był pewny, że jego czas był dzielony na trzy równe części. Twierdził, że jedną część czasu spędzał z kierownikami firmy, drugą część na działalności społeczne, a trzecią poświęcał najważniejszym klientom. Z prawdziwego i obiektywnego zapisu jego budżetu czasu z sześciu tygodni wynikało jasno, że żadnej z dwóch pierwszych dziedzin nie poświęcał więcej niż 10% swojego czasu. To były zadania, o których wiedział, że musi im poświęcać swój czas, dlatego pamięć mówiła mu, że większość czasu poświęcał właśnie na te aktywności. Jednak obiektywny zapis pokazał, że większość czasu zajęła trzecia część – pilnowanie zamówień najważniejszych klientów. Potrzeba było dwóch dodatkowych pomiarów, by go przekonać, że powinien ufać nie pamięci, ale pomiarowi.

Inny istotny problem w monitorowaniu pracowników to drobne przerwy w pracy takie jak „sporadyczne” rzucenie okiem na wiadomości, sprawdzenie poczty, czy zjedzenie kanapki. Dobrze wiemy, że jest ich mnóstwo. Na blogu można o tym przeczytać w artykule „Ludzka natura kontra produktywność”.