Blog

Timesheety, polonizowane często na karty czasu pracy lub po prostu grafik, są narzędziem niezbędnym do funkcjonowanie nowoczesnego, zorientowanego na zadania przedsiębiorstwa. Niestety są również zarazem narzędziem niezwykle niepraktycznym i – koniec końców – niedokładnym.

Spowodowane jest to tym, że w zdecydowanej większości firm timesheety wypełnia się ręcznie. Raz na jakiś czas pracownik musi wypełnić tabelkę z dokładnymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy nad zadaniem. W teorii nie wygląda to najgorzej, ale w praktyce ręczne wypełnianie timesheetów to jeden z największych „złodziei czasu”. Dlaczego?

Po pierwsze: Ręcznie wypełniane timesheety są nieprecyzyjne

Podstawowym celem, dla którego wypełnia się karty czasu pracy, jest określenie nakładów potrzebnych do wykonania konkretnego zadania. Określenie czasu pracy i ilości pracowników wykonujących zadanie ma pomóc w wycenie projektu czy ustaleniu wynagrodzenia. Aby zadanie to zostało wypełnione, timesheety muszą być wypełniane systematycznie, sumiennie i precyzyjnie. Z praktyce wygląda to jednak inaczej – pracownik dostaje kartę pracy raz na jakiś czas i wypełnia ją intuicyjnie oraz subiektywnie. Dla wielu użytkowników karty pracy są niezwykle niewygodne i – mimo że rozumieją potrzebę ich wypełniania – nie robią tego chętnie. Jest to po prostu kolejne żmudne zadanie, które trzeba wykonać, a tak naprawdę nie ma ono znaczenia. Takie podejście jest błędne, ale bardzo popularne.

Po drugie: Ręczne wypełnianie timesheetów jest czasochłonne

W wielu firmach karty czasu pracy wypełniane są okresowo. Oprócz tego, że jak napisaliśmy wyżej – jest to niedokładne, to zabiera również dużo czasu, który można przeznaczyć na inne produktywne zadania. Zmorą każdego kierownika jest sytuacja, w której cały jego oddział traci kilka godzin, lub nawet cały dzień pracy, na wypełnianie tabelek, sumowanie godzin i analizowanie wyników. Sytuacja taka występuje niestety bardzo często.

Po trzecie: Ręcznie wypełniane timesheety są trudne do interpretacji

Wyciągnięcie jakichkolwiek wniosków z danych, które dają wypełnione karty czasu pracy, jest trudne – a czasami wręcz niemożliwe. Głównie dlatego, że poza kilkoma liczbami nie dają żadnych innych danych. Brak szczegółów dotyczących wykonywanego zadania – takich jak np. jakie narzędzia zostały użyte do ukończenia projektu – w żaden sposób nie pozwala na wyciąganie wniosków i upraszczanie podobnych zadań w przyszłości lub motywację pracowników.

Jakie alternatywy?

Z pomocą przychodzą na szczęście technologie, pozwalające wypełniać karty czasu pracy automatycznie. Wykorzystywane w TimeCamp rozwiązanie samo zlicza czas poświęcony konkretnemu zadaniu, generując przy tym dokładne co do sekundy, szczegółowe i w 100% zgodne z prawdą raporty. Mając wgląd w swoje wyniki pracownicy sami motywują się do lepszej pracy, a pracodawcy mogą wreszcie dokonać odpowiedniej wyceny produktu i określić wysokość wynagrodzenia podopiecznych. Pracownicy zamiast tracić czas na wypełnianie i wysyłanie tabelek mogą zająć się tym, co naprawdę przynosi korzyść firmie.